|
هي واحدة من أهم لجان الجمعية بل لربما تعتبر أهم لجنة من لجان الجمعية لأنها هي النافذة التي تطل منها الجمعية على المجتمع كما أنها، إذا عملت بالطريقة الصحيحة، فستكون حلقة وصل ليس فقط مع المجتمع الخارجي فحسب وإنما مع بقية اللجان ومع كل العاملين في نطاق الجمعية. وتزداد أهمية هذه اللجنة لكونها تهدف إلى إلى خلق انطباع إيجابي، وسمعة طيبة وتكوين صورة ذهنية حسنة عن الجمعية لدى عامة أفراد المجتمع من خلال ما ينبغي أن تقوم به من وظائف ومهام لتنشيط علمية الإتصال بكافة أفراد المجتمع ومنسوبي الجمعية بفتح قنوات الحوار الصادق والصريح لتبادل الآراء لمحو ماعلق أو يعلق في أذهان بعض أفراد المجتمع من سوء فهم لما تقوم به الجمعية.
أهداف اللجنة
لابد لأي منظومة جديدة أو مستجدة أن تضع لها أهداف مقترحة واضحة لكي تسعى إلى تنفيذها إذا أرادت أن يكون لها وجود ملموس في النطاق التي تعمل فيه. ومن أجل ذلك فقد رسمت اللجنة خطتها لتنفيذ الأهداف التالية:
1- تحقيق السمعة الطيبة للجمعية وتأسيس علاقة قوية متميزة مع كافة فئات المجتمع، لكسب تأييد وثقة الرأي العام. وذلك بتوفير المعلومات الصحيحة والحقائق عن أعمال ومشاريع الجمعية باستخدام الوسائل المتاحة بما في ذلك الشبكة العنكبوتية (الإنترنت).
2- التواصل مع أهل الخير من أفراد ومؤسسات وشركات ودوائر حكومية و مؤسسات خيرية لكسب ثقتهم و للإستفادة من عطائهم المادي والمعنوي.
3- التخطيط للمشاريع و البرامج الاعلامية و تنفيذها بمساعدة اللجان الأخرى.
4- تكريم المساندين لجهود الجمعية والداعمين لها مادياً ومعنوياً.
5- زيادة عدد المشتركين ومتابعتهم.
مهام اللجنة:
1- التواصل الإيجابي والفعال بين مؤسسات المجتمع المختلفة (الجمعية والمسجد والنادي والزواج الجماعي والمدارس ....)
2- التواصل الإيجابي من أجل قضايا البلد مع المؤسسات الحكومية والأهلية.
3- إصدار النشرات والإعلانات (عن التعازي، والتهاني ....) والملصقات.
4- متابعة ما ينشر أو يقال حول الجمعية وعرضه على المجلس لإزالة المشاكل وتبيين الحقائق.
5- التعاون مع اللجنة النسائية في تنفيذ البرامج التي تهم المراءة و الأسرة.
6- متابعة الإيداع المباشر وتشجيع المشتركين على الإنضمام إليه وتسهيل عملية الإنضمام لهذه الخدمة.
7- تفعيل عضوية الشرف[2]
8- تفعيل التعاون بين الجمعية والجمعيات الأخرى واستحداث آلية لتبادل الخبرات بين الجمعيات.
9- إصدار التقرير السنوي للجمعية.
10- الإعداد للجمعية العمومية..
11- تكوين صفحة الجمعية على الإنترنت ومتابعة تحديثها.
ملاحظة:
وهذا يحتاج تعاون من قبل جميع اللجان بتزويد اللجنة بمعلومات أسبوعية أو على الأقل شهرية لتحديث الصفحة ويمكن أن يستفاد من التقرير الأسبوعي المطلوب من قبل الرئيس في هذا المجال.
12- دراسة كيفية جذب وتعريف المجتمع بأعمال ومشاريع الجمعية.
13- تفعيل الإرتباط والتعاون بين الجمعية والجهات الفاعلة في المجتمع ( الجهات الحكومية، الشركات والمؤسسات، رجال الأعمال، الشخصيات الثقافية والأدبية والعلمية) وعلى مستوى المنطقة.
ومن ذلك مراجعة سجل المشتركين لمعرفة استدامة لتفاعل مع الجمعية ومحاولة أسباب الإنقطاع إذا وجد.
[1] تعريف الجمعية الدولية للعلاقات العامة:
"وظيفة إدارية ذات طابع مخطط ومستمر تهدف من خلالها المنظمات والهيئات العامة والخاصة إلى كسب تعاطف وتأييد أولئك الذين تهتم بهم والحفاظ على ثقتهم، عن طريق تقييم الرأي العام المتعلق بها من أجل ربط سياستها وإجرااتها قدر الإمكان، ومن أجل تحقيق تعاون مثمر أكثر، ومن أجل مقابلة المصالح العامة بدرجة أكثر كفاءة عن طريق تخطيط المعلومات ونشرها"
[2] عضو الشرف:
هو العضو الذي تمنحه الجمعية عضويتها نظير ما قدمة لها من خدمات جليلة مادية كانت أم معنوية ساعدت الجمعية على تحقيق أهدافها وله حق حضور اجتماعات الجمعية العمومية ومناقشة ما يطرح فيها دون أن يكون له حق التصويت أو الترشيح لعضوية مجلس الإدارة
|